Filière secrétariat

Poste :

Secrétaire de service.

Mission générale :

Assurer la gestion de l'activité ainsi que le traitement et la transmission de l'information d'un service.

Rattachement hiérarchique :

N + 1 : responsable du service ;

N - 1 : néant.

Relations fonctionnelles :

- autres collaborateurs du service ;

- autres services de la société.

Descriptif des tâches principales :

- gérer l'activité du service :

- gestion du temps (agenda, planning, réunions ..) ;

- gestion des voyages et déplacements (réservations, formalités, notes de frais, devises ..) ;

- organisation et préparation de réunions (dossiers, salle ..) ;

- gestion des fournitures et du petit matériel du service ;

- suivi des dépenses de fonctionnement du service ;

- transmettre l'information interne et externe au service :

- dépouiller, enregistrer, distribuer et classer le courrier ;

- recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques ;

- traiter l'information interne et externe au service :

- rédiger les correspondances simples ou habituelles ;

- assurer la transcription correcte des textes qui lui sont fournis (frappe) ;

- effectuer la reproduction de documents ;

- concevoir, mettre à jour un classement.